為了加強分析儀器設(shè)備的檔案管理，根據(jù)科學儀器設(shè)備檔案建檔規(guī)范的要求，結(jié)合單位實際情況，制定以下管理辦法。

一、管理要求和管理職責

1、科研儀器設(shè)備的建檔工作需納入單位的日常管理工作中，與科研儀器設(shè)備的計劃管理、采購供應(yīng)和運行維護等管理工作同步進行。

2、科研儀器設(shè)備檔案應(yīng)真實、完整地反映科研儀器設(shè)備的購置、驗收、運行、管理、維修、改造等全過程。

3、單位分管領(lǐng)導職責：保證單位科研儀器設(shè)備建檔及檔案管理工作所需的工作條件，定期檢查和研究解決儀器設(shè)備建檔及其檔案管理工作中的實際問題。

4、設(shè)備管理部門職責：負責組織科研儀器設(shè)備自調(diào)研立項至報廢前的所有文件和技術(shù)材料的收集、整理、立卷并歸檔，按期將運行維護，年度報告等跟蹤材料及時歸檔。

二、建檔原則與歸檔標準

1、單位所有科研儀器設(shè)備均應(yīng)按照國家有關(guān)資產(chǎn)管理要求建立嚴格的臺帳管理制度，確保帳物相符。

2、直接用于從事科研活動的儀器設(shè)備，其中標準設(shè)備單臺(套)價值在人民幣萬元以上的必須建檔。

三、歸檔范圍

（一）科研儀器設(shè)備采購階段

1、科研儀器設(shè)備選型論證材料（可行性研究報告等）；

2、科研儀器設(shè)備購置請購單；

3、購置科研儀器設(shè)備的批復(fù)文件；

4、機電設(shè)備進出口職能部門審批文件或復(fù)印件；

a．機電設(shè)備進口登記表；

b．進口許可證；

c．最終用戶與用途說明；

d．代理協(xié)議的付款通知書。

5、對外貿(mào)易商務(wù)簽約合同（外貿(mào)合同書）；

a．報價單和合同附件；

b．技術(shù)協(xié)議；

c．商務(wù)技術(shù)談判備忘錄。

6．進口科研儀器設(shè)備申請海關(guān)減免稅文件；

7．海關(guān)批準進口貨物(科教用品)海關(guān)減免稅證明；

8．海關(guān)報關(guān)單；

9．進口設(shè)備空運單、海關(guān)提單、運輸保險單。

（二）科研儀器設(shè)備驗收階段

1．設(shè)備到貨裝箱單、開箱檢驗記錄與破損記錄(照片)；

2．設(shè)備使用說明、安裝手冊、操作手冊、質(zhì)保書、合格證、隨機技術(shù)資料；

3．商檢局檢驗結(jié)果單、進口商品檢驗申請單等；

4．進口商品質(zhì)保期間內(nèi)故障報告單；

5．商檢局出具品質(zhì)、數(shù)量證書；

6．進口商品對外索賠、維修，更換貨物出口報關(guān)單；

7．儀器設(shè)備現(xiàn)場安裝和調(diào)試記錄；

8．儀器設(shè)備驗收報告；

9．儀器設(shè)備專業(yè)貨款結(jié)算發(fā)票憑證；

10．設(shè)備管理部門固定資產(chǎn)入庫驗收單；

11．儀器設(shè)備固定資產(chǎn)管理檔案建檔卡片臺帳登記表。

（三）科研儀器設(shè)備使用運行階段

1．科研儀器設(shè)備隨機技術(shù)資料檔案材料目錄；

2．科研儀器設(shè)備操作規(guī)程；

3．科研儀器設(shè)備使用管理規(guī)定；

4．科研儀器設(shè)備使用維修計劃；

5．科研儀器設(shè)備故障維修更換部件記錄報告；

6．科研儀器設(shè)備定期檢查、校驗（標定）記錄。

四、建檔與整理要求

1、從設(shè)備購置到設(shè)備驗收(設(shè)備到質(zhì)保期滿)過程中的管理性文件和技術(shù)性文件，均由設(shè)備管理部門負責收集、積累(科研儀器設(shè)備使用部門形成的相關(guān)文件材料并入設(shè)備管理部門)，經(jīng)整理、立卷后歸檔。

2、設(shè)備管理部門負責設(shè)備隨機文件材料以及設(shè)備開箱、調(diào)試驗收、使用記錄等文字材料的收集、積累、整理登記。大、中型設(shè)備的開箱驗收必須有設(shè)備管理人員參加，監(jiān)督、檢查、指導設(shè)備文字材料和技術(shù)材料的清點、驗收工作。

3、設(shè)備使用單位要認真做好設(shè)備到貨前后、運行的文字材料形成、積累和歸檔工作。做好設(shè)備技術(shù)材料整理歸檔，為今后設(shè)備的使用、維修、改造做到動態(tài)跟蹤管理。及時提交相關(guān)記錄補充建檔，確保設(shè)備文件的完整、系統(tǒng)、準確。

4、設(shè)備文字材料須使用規(guī)定書寫工具填寫、字跡工整，圖樣清晰。

5、設(shè)備文字材料歸檔保存時原則上應(yīng)為原件。重要和經(jīng)常使用的文件材料應(yīng)酌加副本。

6、設(shè)備建檔由設(shè)備管理部門實行初步立卷的原則。設(shè)備驗收完成和進口設(shè)備索賠期滿后，資產(chǎn)管理部門的專(兼)職人員應(yīng)及時將形成的設(shè)備所有文件材料整理組卷。

7、將購置設(shè)備文件及管理文件放入首卷，其余設(shè)備技術(shù)文件材料按設(shè)備的工作程序及重要程度，依次系統(tǒng)排列。卷內(nèi)的文件材料應(yīng)按文字材料在前，圖表在后的順序排列。

8、設(shè)備文件材料采用卷盒的保管形式，圖件按卷盒規(guī)格疊成手風琴式。引進設(shè)備文件的材料可裝卷盒或按其自然狀態(tài)保管。

9、對按卷管理的設(shè)備檔案組卷后應(yīng)編寫頁號，凡有文字的頁面均為一頁，每卷頁號從1開始編寫，頁號位置在非裝訂線一側(cè)的上角；對按件管理的設(shè)備檔案，每件應(yīng)加裝軟卷皮，逐項認真填寫并加卷內(nèi)順序號；對不裝訂文件裝盒的歸檔材料，在每件文件右上角加蓋上有檔號、件號的戳記章，并逐項填齊內(nèi)容。

10、填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。歸檔的案卷應(yīng)填寫卷內(nèi)文件目錄。卷內(nèi)目錄可打印或使用規(guī)定書寫工具正楷填寫，字跡要工整、清晰，頁面要整潔，不得涂改。

案卷備考表中應(yīng)寫明本案卷圖紙和文件材料的總頁數(shù)，并對文件材料的完整、準確程度、損壞、缺少情況加以說明。案卷內(nèi)的圖紙和文字材料需要變更、修改時，由檔案管理人員及時在備考表上注明。

11、設(shè)備文件材料中的非紙質(zhì)載體材料應(yīng)歸檔，需要使用時可辦理借閱，存檔時應(yīng)放人特殊載體檔案的專柜保管，并按要求標明參見號。

12、設(shè)備文件材料保管期限的確定原則：設(shè)備文件材料的價值作為設(shè)備的組成部分而存在，其保管期限與設(shè)備共存。

五、設(shè)備檔案的管理和借閱

1、設(shè)備管理部門和課題組應(yīng)隨時收集設(shè)備在使用和運行中形成的文件和工作記錄，根據(jù)設(shè)備管理情況對檔案進行必要的補充。

2、對已歸檔的設(shè)備檔案，一般不允許更改。如確需更改，科技人員需提出更改內(nèi)容和理由，填寫更改申請書，經(jīng)設(shè)備使用部門負責人或設(shè)備管理部門批準后，方可進行修改。

3、設(shè)備檔案材料未歸檔前，一般不外借。設(shè)備檔案一般只允許設(shè)備使用單位的人員借閱；非使用單位人員因工作需要借閱有關(guān)檔案，需經(jīng)設(shè)備管理部門同意后在所在地閱覽。

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